Erhält man eine E-Mail, werden dabei immer sogenannte personenbezogene Daten genutzt. Denn zu diesen zählen neben Informationen wie Namen, Geburtsdatum, Adresse und Telefonnummer beispielsweise auch die E-Mail-Adresse. All das sind nämlich Daten, die einer identifizierten oder zumindest identifizierbaren Person zugeordnet werden können. Und aus diesem Grund greift hier die Datenschutz-Grundverordnung, auch kurz DSGVO genannt. Die dient nämlich insbesondere dazu, die Privatsphäre zu schützen.

Personenbezogene Daten

Einer der Grundsätze der DSGVO ist, dass personenbezogene Daten wie die E-Mail-Adresse nur dann genutzt werden dürfen, wenn der Absender ein berechtigtes Interesse daran hat, was sehr selten der Fall ist, oder wenn die Empfängerin oder der Empfänger gegenüber dem Versender eingewilligt hat, E-Mails von ihm zu erhalten. Deswegen kann man die Menge der E-Mails schon dadurch im Griff behalten, dass man dem Versender seine Einwilligung wieder entzieht – oder sie am besten gar nicht erst erteilt. Übrigens: Die Einwilligung gilt nur, wenn man sie freiwillig erteilt hat und dabei über den Zweck des Versands informiert war. Meistens wird dabei das Double-Opt-In-Verfahren eingesetzt, bei dem man – beispielsweise bei der Bestellung eines Newsletters – erst einmal eine Bestätigungs-E-Mail erhält. Dann bestätigt man sein Einverständnis, indem man darin einen Link anklickt.

Und noch ein Hinweis: Wer E-Mails versendet, sollte diese mindestens mit einer Transportverschlüsselung – kurz TLS – davor schützen, dass Dritte mitlesen. Wirkungsvoller ist die sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der nur der Empfänger und der Absender die Inhalte lesen können.

„CC“ oder „BCC“

Auch Privatpersonen sollten darauf achten, dass sie nicht selbst gegen den Datenschutz verstoßen. Das geschieht oft schon dadurch, dass die Versandmöglichkeiten „CC“ und „BCC“ nicht richtig genutzt werden, wenn jemand in Kopie gesetzt werden soll: Möchte man mehrere Personen, die nicht Empfänger der E-Mail sind, über den Inhalt in Kenntnis setzen, sollte man das „BCC“-Feld benutzen. Dann können die Empfänger die Adressen der anderen Empfänger nämlich nicht sehen. Nutzt man hingegen das „CC“-Feld, kann jeder Empfänger die Adressen aller anderen Empfänger sehen.

Rechte der Empfänger

Wer E-Mails nur im Rahmen einer bestimmten Aktion, über einen bestimmten Zeitraum oder einfach gar nicht mehr erhalten möchte, hat den Anspruch darauf, dass seine Daten gelöscht bzw. eingeschränkt werden. Außerdem muss am Ende jeder Werbe-E-Mail erklärt werden, wie die Daten genutzt werden und wie man sein Recht auf Auskunft, auf Korrektur und Löschung seiner Daten einfordern kann.